Formación en IA para tu plantilla: cómo documentarla según el artículo 4
Si tu empresa usa herramientas de inteligencia artificial, el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 te obliga desde el 2 de febrero de 2025 a adoptar medidas de formación para las personas que las utilizan. No exige un curso concreto, unas horas mínimas ni un título oficial, pero sí poder demostrar qué has hecho. Lo más práctico es guardar cinco pruebas: inventario de usos, plan de formación, registro de participación y resultados, política interna y revisión periódica.
Qué dice hoy el artículo 4
La obligación de alfabetización en IA está vigente desde el 2 de febrero de 2025 y se aplica tanto a quien desarrolla sistemas de IA como a quien los utiliza en su actividad profesional. Desde el 27 de julio de 2026, el Reglamento (UE) 2026/1744 modificó su redacción: ya no exige garantizar un nivel concreto por persona, pero sigue obligando a la empresa a tomar medidas para apoyar la formación de su personal.
La supervisión corresponde a las autoridades nacionales. En la práctica, si alguien pregunta, la empresa tendrá que enseñar qué medidas adoptó, a quién formó y cómo adaptó la formación al uso real de cada puesto.
A quién afecta
Afecta a cualquier empresa u organización que use sistemas de IA en su trabajo: asistentes de redacción, chatbots de atención, lectura automática de facturas, herramientas de selección de personal o funciones de IA integradas en el correo y el programa de gestión.
También conviene incluir a las personas que trabajan en nombre de la empresa, como colaboradores externos que usan esas herramientas con información de la organización.
Las cinco pruebas que conviene guardar
Con estos documentos, la empresa puede explicar de forma ordenada qué ha hecho y por qué:
- Inventario de usos: qué herramientas se usan, para qué tareas, en qué puestos y con qué tipo de información.
- Plan de formación: contenidos, a quién se dirige cada parte, duración y fechas previstas.
- Registro de participación y resultados: quién la ha hecho, cuándo, con qué prueba final y con qué resultado.
- Política interna de uso de IA: qué está permitido, qué requiere autorización y qué está prohibido.
- Revisión periódica: fecha de la próxima actualización y cambios cuando aparezca una herramienta o un uso nuevo.
Adapta la formación a cada puesto
Una base común sirve para todos: qué es la IA, qué errores comete, qué datos no deben introducirse y por qué la revisión humana es imprescindible. A partir de ahí, cada puesto necesita ejemplos propios.
Atención al cliente debe saber cuándo avisar de que responde una IA y cómo corregir respuestas erróneas. Administración, cómo revisar lo que extrae una herramienta de lectura de facturas. Dirección y recursos humanos, qué decisiones no pueden apoyarse solo en el resultado de un sistema.
Errores habituales
Estos fallos dejan a la empresa sin pruebas útiles aunque haya formado a su equipo:
- Buscar un «certificado oficial»: no existe un título oficial obligatorio para cumplir el artículo 4.
- Hacer una charla puntual sin registro de asistentes ni prueba de comprensión.
- Formar solo a la dirección y no a quien usa las herramientas cada día.
- No actualizar la formación cuando cambian las herramientas o los usos.
Ideas clave
- El artículo 4 obliga a tomar medidas de formación, no a obtener un título oficial.
- Lo importante es poder demostrar qué se hizo, a quién y cuándo.
- La formación debe adaptarse al uso real de cada puesto y revisarse periódicamente.